สวัสดีครับ ผมมีโอกาสได้ทดลองจัดการระบบ Office 365 (แผน Education) ด้วยแอป Office 365 Admin บนสมาร์ทโฟนแอนดรอยด์ (Android) จึงนำประสบการณ์มาเล่าให้ฟัง เผื่อว่าผู้ดูแลระบบ Office 365 คนใดสนใจได้ใช้เป็นแนวทางครับ
คุณสมบัติแอป Office 365 Admin
ก่อนอื่นขอแนะนำคุณสมบัติแอป Office 365 Admin คร่าวๆ ก่อน ดังนี้ครับ
Office 365 Admin เป็นแอปที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบ Office 365 สามารถจัดการงานต่างๆ เช่น สร้างผู้ใช้ใหม่ แก้ไขผู้ใช้เดิม กำหนดประเภทไลเซนส์ (License) ให้กับผู้ใช้ เป็นต้น จากสมาร์ทโฟนและอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ทุกที่ที่มีระบบเครือข่าย แอปยังอนุญาตให้สร้างผู้ใช้ใหม่โดยการนำเข้าจากรายชื่อติดต่อ (Contact) และผู้ดูแลระบบยังสามารถทำการโทรศัพท์หรืออีเมลไปยังผู้ใช้จากภายในแอปได้
นอกจากนี้ยังสามารถอ่านข้อความเกี่ยวกับการปรับปรุงระบบ สถานะระบบ หรือแม้แต่โทรศัพท์และอีเมลไปยังผู้ใช้ได้อีกด้วย
แอป Office 365 Admin นี้ออกมาเป็นเวลานานแล้ว (ประมาณเดือนมีนาคม 2557) และได้รับการอัปเดตใหม่เพิ่มความสามารถมากขึ้นทำให้ใช้งานได้ดีขึ้นสำหรับเวอร์ชันแอนดรอยด์รองรับอุปกรณ์ที่รันด้วยเวอร์ชัน 4.2.1 หรือใหม่กว่า
ติดตั้ง Office 365 Admin
แอป Office 365 Admin สำหรับแอนดรอยด์เวอร์ชันปัจจุบันและใช้อ้างอิงในบทความนี้คือ 2.5.1.0 การติดตั้งแอปนั้นสามารถทำได้จากแอป Play Store โดยให้ทำการค้นหา office 365 admin หรือใช้เบราเซอร์เปิดไปที่ Google Play จากนั้นคลิก Install แล้วแตะ ACCEPT เพื่ออนุญาตให้แอปใช้งานองค์ประกอบต่างๆ จากนั้นรอให้จนการดาวน์โหลดและติตดั้งอัพเดตแล้วเสร็จ
สำหรับผู้ใช้ Windows Phone 8.1 ตั้งแอป Office 365 Admin ได้จาก Windows Phone Store
ส่วนผู้ใช้ iOS 7 หรือใหม่กว่า ตั้งแอป Office 365 Admin ได้จาก Apple App Store
การใช้งาน Office 365 Admin
การเปิดใช้งานแอป Office 365 Admin ครั้งแรกแอปจะพร้อมท์ให้ลงชื่อเข้าระบบ บนหน้านี้ให้ลงชื่อด้วยบัญชีที่เป็นผู้ดูแลระบบ หลังจากลงชื่อแล้วเสร็จจะปรากฏหน้าจอแดชบอร์ด (Dashboard) ดังรูปที่ 1 ซึ่งมีไทล์การแจ้งเตือน (Notification Tiles) 4 ตัว คือ Users สำหรับใช้จัดการผู้ใช้, Health สำหรับใช้ดูสถานภาพบริการ, Messages สำหรับเป็นศูนย์ข้อความเกี่ยวกับการปรับปรุงระบบ และ Support สำหรับดูผลการขอรับบริการจากไมโครซอฟท์
รูปที่ 1
เมื่อแตะไทล์ Users บนหน้าแดชบอร์ดจะได้หน้าจอรายชื่อผู้ใช้ Office 365 ดังรูปที่ 2
รูปที่ 2
บนหน้าแดชบอร์ดเมื่อแตะไทล์ Health จะได้หน้าสถานภาพบริการดังรูปที่ 3 การดูรายละเอียดสถานภาพบริการทำได้โดยการแตะบนหัวข้อที่ต้องการ
รูปที่ 3
สำหรับรูปที่ 4 เป็นหน้าศูนย์ข้อความข้อความเกี่ยวกับการปรับปรุงระบบ Office 365 การดูรายละเอียดทำได้โดยการแตะบนข้อความที่ต้องการ
รูปที่ 4
กรณีที่ต้องการดูผลการขอรับบริการจากไมโครซอฟท์ ทำได้โดยการแตะไทล์ Support บนหน้าแดชบอร์ด โดยเราสามารถทำการโทรศัพท์ได้จากหน้า Support (รูปที่ 5) โดยตรง – อย่างไรก็ตามแอปยังไม่รองรับการสร้างคำขอบริการ
รูปที่ 5
นอกจากไทล์การแจ้งเตือนบนหน้าแดชบอร์ดแล้ว ยังมีเมนู (ขีด 3 ขีด) แสดงอยู่บริเวณมุมซ้ายบน ซึ่งมีเมนูเพิ่มขึ้นจากแดชบอร์ดอีกหลายตัวดังรูปที่ 6 โดย Home สำหรับเปิดหน้าแดชบอร์ด, Feedback สำหรับให้คะแนนแอปหรือส่งปัญหาการใช้งานหรือคำแนะนำไปให้ไมโครซอฟท์, Settings ตั้งค่า Passcode (เป็น On/Off) เพื่อเพิ่มความปลอดภัย และ Sign Out สำหรับลงชื่อออก
รูปที่ 6
การดูและแก้ไขการตั้งค่าผู้ใช้
การดูและแก้ไขการตั้งค่าผู้ใช้ทำได้จากหน้าแดชบอร์ด โดยการแตะไทล์ Users ซึ่งจะได้หน้าผู้ใช้ (รูปที่ 2) จากนั้นให้แตะชื่อผู้ใช้ที่ต้องการเพื่อเปิดหน้ารายละเอียดของผู้ใช้ดังรูปที่ 7 บนหน้าดังกล่าวนี้ผูดูแลระบบสามารถทำงานต่างๆ ได้ แก้ไขการตั้งค่าผู้ใช้ รีเซ็ตรหัสผ่าน กำหนดไลเซนส์ ลบผู้ใช้ นอกจากนี้ยังสามารถโทรศัพท์หรืออีเมลไปยังผู้ใช้จากภายในแอปได้ทันทีอีกด้วย
รูปที่ 7
แก้ไขการตั้งค่าผู้ใช้: ทำได้โดยบนหน้ารายละเอียดของผู้ใช้ดัง (รูปที่ 7) ให้แตะ Edit เพื่อเปิดหน้า Edit User (รูปที่ 8) จากนั้นสามารถทำการแก้ไขรายละเอียดของผู้ใช้ เช่น First Name, Last Name, Domain เป็นต้น ได้ โดยหลังจากแก้ไขเสร็จแล้วให้คลิก Done เพื่อบันทึกการแก้ไข
รูปที่ 8
การรีเซ็ตรหัสผ่าน: ทำได้โดยบนหน้ารายรายละเอียดของผู้ใช้ (รูปที่ 7) ให้แตะ Reset Password เพื่อเปิดหน้า Reset (รูปที่ 9) จากนั้นสามารถทำการรีเซ็ตรหัสผ่านของผู้ใช้ได้ โดยหลังจากแก้ไขเสร็จแล้วให้คลิก Done เพื่อบันทึกการแก้ไข
รูปที่ 9
ตั้งค่าไลเซนส์: ทำได้โดยบนหน้ารายรายละเอียดของผู้ใช้ (รูปที่ 7) ให้แตะ Assign License เพื่อได้ Assign License ดังรูปที่ 9 บนหน้านี้สามารถทำการกำหนดประเภทไลเซนส์ให้ผู้ใช้ได้ โดยหลังจากแก้ไขเสร็จแล้วให้คลิก Done เพื่อบันทึกการแก้ไข
รูปที่ 10
สร้างผู้ใช้ใหม่: ทำได้โดยแตะไทล์ Users บนแดชบอร์ด (รูปที่ 1) ซึ่งจะได้หน้าผู้ใช้ (รูปที่ 2) จากนั้นให้ทำการแตะ Add แล้วเลือกว่าจะเพิ่มแบบ Manual Input หรือ Import Contact
รูปที่ 11
ในบทความนี้ผมเลือกสร้างผู้ใช้ใหม่แบบ Manual Input จากนั้นบนหน้า Add User ให้ป้อนรายละเอียดผู้ใช้ที่ต้องการเพิ่มให้ครบถ้วนเสร็จแล้วคลิก Done
รูปที่ 12
สามารถชมคลิปวิดีโอแนะนำ Office 365 Admin ได้ ที่นี่ ครับ
สรุป
ความเห็นส่วนตัวของผมหลังจากที่ได้ทดลองใช้งาน Office 365 Admin (บนพื้นฐานเวอร์ชัน 2.5.1.0) ใช้งานได้ดีในระดับหนึ่งทั้งการสร้างผู้ใช้ใหม่และการจัดการผู้ใช้เดิม เช่น การรีเซ็ตรหัสผ่าน และการจัดการไลเซนส์ เป็นต้น แม้ว่าจะยังใช้งานไม่สะดวกเท่ากับการใช้งานด้วยเม้าส์และคีย์บอร์ดบนพีซี อย่างไรก็ตามแอปตัวนี้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการ Office 365 ได้โดยไม่จำกัดสถานที่ (แต่มีข้อแม้ว่าต้องมีระบบเครือข่าย) สรุปว่า สำหรับผู้ดูแลระบบ Office 365 ควรมีแอป Office 365 Admin ไว้บนสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต เพราะนอกจากมันช่วยให้คุณจัดการระบบได้สะดวกขึ้นแล้ว มันยังช่วยให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาเร่งด่วน (เช่น รีเซ็ตระหัสผ่านให้หัวหน้า) ได้แม้ว่าตัวคุณจะไม่ได้อยู่ในสำนักงานหรือไม่ได้อยู่หน้าเครื่องพีซี
จุดเด่น
จากการใช้งานแอป Office 365 Admin เวอร์ชันแอนดรอย์ผมรู้สึกประทับใจดังนี้
- ใช้งานง่าย การออกแบบแดชบอร์ดทำได้ดี ทำให้ (ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการ Office 365) จะทราบในทันทีว่าเมนูแต่ละตัวใช้ทำหน้าที่อะไร
- สามารถสร้างผู้ใช้ใหม่โดยการนำเข้าจากรายชื่อติดต่อได้
- สามารถตั้ง Passcode เพื่อเพิ่มความปลอดภัยได้
ข้อสังเกต
จากการใช้งานแอป Office 365 Admin เวอร์ชันแอนดรอย์ผมพบประเด็นปัญหาการทำงานดังนี้
- มีปัญหาแอปหยุดตอบสนองการทำงาน (แฮ้งก์) เป็นบางครั้ง โดยเมื่อเกิดปัญหาจะขึ้นข้อความว่า “Office 365 Admin isn’t responding” และมีการดำเนินการให้เลือก 3 อย่าง คือ Wait, Report และ OK (ในกรณีของผม – ผมเลือก Wait ซึ่งแอปก็กลับมาทำงานได้ต่อตามปกติ) อย่างไรก็ตาม ผมคิดว่าปัญหานี้อาจไม่ได้เกิดจากตัวแอปเองแต่อาจมีสาเหตุมาจากประสิทธิภาพของตัวอุปกรณ์
- ไม่สามารถสร้างคำขอบริการจากภายในแอปได้
- การป้อนหรือแก้ไขข้อมูลด้วยการพิมพ์ทำได้ไม่สะดวกเมื่อใช้งานบนอุปกรณ์ที่มีหน้าจอเล็ก
ป.ล. เรื่องที่ต้องกังวลหลังจากคุณติดตั้งแอป Office 365 Admin คือ คุณอาจถูกตามให้ทำงานโดยไม่ได้หลับไม่ได้นอน ดังนั้น อย่าลืมตกลงกับที่ทำงานให้เข้าใจตรงกันเรื่องช่วงเวลาทำงานนะครับ 🙂
ประวัติการอัพเดต
เวอร์ชัน 2.15 (ตุลาคม 2558)
- แก้ไขบั๊กและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
เวอร์ชันก่อนหน้า (2.11-2.14)
- สามารถกรองการแจ้งเตือนตามผลิตภัณฑ์ได้
- สามารถบล็อค/ปลดบล็อคผู้ใช้ได้
เวอร์ชัน 2.10 (สิงหาคม 2558)
- แก้ไขบั๊กและปรับปรุงการลงชื่อเข้า
- เพิ่ม UserVoice เพื่อให้ลูกค้าใช้ร้องขอคุณสมบัติที่ต้องการ
เวอร์ชัน 2.9.3 (29 กรกฎาคม 2558)
- แก้ปัญหาการลงชื่อเข้า
- เพิ่มความสามารถในการลงชื่อเข้าหลายผู้ใช้และจัดการ Office 365 หลายบัญชีได้
- เพิ่มความสามารถในการเปิดและปิดการแจ้งเตือน
- หน้าการตั้งค่า (Settings) แบบใหม่
- สนับสนุนโหมด แนวนอน (Landscape) บนอุปกรณ์แท็บเล็ต
เวอร์ชัน 2.8 (15 กรกฎาคม 2558)
- เพิ่มความสามารถในการส่งรหัสผ่านใหม่ให้ผู้ใช้ผ่านทางอีเมล
- แก้ไขบั๊กและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
เวอร์ชัน 2.7 (19 มิถุนายน 2558)
- เพิ่มการควบคุมที่ละเอียดมากขึ้นในการมอบหมายไลเซนส์บนบริการ Office 365
- แก้ไขบั๊ก
เวอร์ชัน 2.6 (11 มิถุนายน 2558)
- แก้ไขบั๊ก
เวอร์ชัน 2.4
- เพิ่มตัวเลือกการแปลข้อความในศูนย์ข้อความเป็นภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษ
เวอร์ชัน 2.1
- เพิ่มการรองรับการมอบหมายไลเซนส์สำหรับ on-premises Active Directory
- แบ่งปันข้อความระหว่างศูนย์ข้อความกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในริการ
แหล่งข้อมูล
Administer on the go with the updated Office 365 Admin app
Office 365 Admin app is now on Android and iOS
