จากที่ผมใช้งาน Microsoft Forms ในการทำแบบสอบถาม โดยส่วนตัวแล้วผมพอใจในระดับหนึ่ง เนื่องจากใช้งานง่าย มีออปชันพื้นฐานที่จำเป็นให้เลือกใช้งานครบถ้วน แต่มีประเด็นที่ทำให้การใช้งานไม่ค่อยสะดวก เพราะว่ายังไม่รองรับการแจ้งเตือนทางอีเมลจึงทำให้ต้องเข้ามาตรวจสอบแบบสอบถามเป็นระยะๆ แต่ล่าสุดประเด็นดังกล่าวนี้ได้รับการแก้ไขเรียบร้อยแล้ว
แนะนำ Microsoft Forms
Microsoft Forms เป็นบริการบน Office 365 ที่มีความสามารถในการสร้างแบบสำรวจ แบบทดสอบ และโพล ขั้นพื้นฐาน สามารถแชร์แบบทดสอบที่สร้างให้กับผู้ใช้บนอินเทอร์เน็ตหรือเฉพาะผู้ใช้ Office 365 ในองค์กร รองรับการใช้งานผ่านทางทุกเว็บเบราว์เซอร์ และจากทุกอุปกรณ์ ทั้งพีซี แท็บเล็ตและสมาร์ทโฟน การดูผลลัพธ์ที่ส่งเข้ามาทำได้ง่ายดายในรูปแบบที่คุ้นเคย และยังมีการวิเคราะห์ในตัวทำให้สามารถประเมินคำตอบที่ได้รับได้ในทันที และที่สำคัญสามารถส่งออกไปยัง Excel ได้ง่ายโดยที่ฟอร์แมตไม่ผิดเพี้ยน
ใช้งานการแจ้งเตือนด้วย Email ใน Forms
ฟีเจอร์การแจ้งเตือนด้วยอีเมลใน Forms นั้น จะอัปเดตให้กับผู้ใช้ทุกคนโดยที่แอดมิน Office 365 ไม่ต้องทำการคอนฟิกระบบเพิ่มเติมอย่างใด อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ซึ่งเป็นเจ้าของ Forms จะต้องทำการเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้กับทุกแบบสอบถามหรือทำแบบทดสอบด้วยตนเอง
วิธีการตั้งให้ Forms บน Office 365 ทำการแจ้งเตือนเมื่อมีผู้ตอบแบบสอบถามหรือทำแบบทดสอบ ทำได้โดยบนหน้า Forms ให้เปิดแบบสอบถามหรือทำแบบทดสอบที่ต้องการเปิดใช้การแจ้งเตือนทางอีเมล แล้วคลิก Settings จากนั้นให้ทำการคลิกเลือก Email notification of each response (ระบบจะทำการบันทึกการเปลี่ยนแปลงให้อัตโนมัติ
จากนั้น เมื่อมีผู้ใช้ทำการตอบแบบสอบถามหรือทำแบบทดสอบ ระบบจะทำการส่งอีเมลแจ้งเตือนให้เจ้าของแบบสอบถามหรือทำแบบทดสอบทราบผ่านทางอีเมลในทันที
สรุป
การสนับสนุนการแจ้งเตือนด้วย Email ทำให้ Forms ทำให้เจ้าของ Froms หรือ Quiz ทราบในทันที่มีผู้ตอบแบบสอบถามหรือทำแบบทดสอบ ซึ่งทำให้บริการฟอร์มน่าใช้งานขึ้นโดยเฉพาะการใช้งานที่ต้องการใช้กับบัญชี Office 365
ประวัติการปรับปรุง
19 กุมภาพันธ์ 2561: ปรับปรุงเนื้อหา
1 กันยายน 2560: เผยแพร่ครั้งแรก
