การสร้างผู้ใช้เป็นหนึ่งงานรูทีนของแอดมินระบบ Office 365 ถ้าเป็นการสร้างผู้ใช้จำนวนไม่มาก อย่างเช่น 4-5 คน ก็สามารถทำการสร้างทีละคนจากหน้า Admin center ของ Office 365 ได้เลย แต่ถ้าต้องสร้างผู้ใช้เป็นจำนวนมาก เช่น 300-400 คน การจะมานั่งสร้างทีละบัญชีไม่ใช่วิธีการที่ดีเพราะต้องใช้เวลามากและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้ แล้วถ้าหากไม่สร้างทีละบัญชีจะทำอย่างไร คำตอบ คือ การสร้างผู้ใช้พร้อมกันหลายคนในครั้งเดียวโดยใช้ฟีเจอร์ Import multiple users ครับ
สร้างผู้ใช้ Office 365 พร้อมกันหลายคนโดยการ Import multiple users
การ Import multiple users นั้นเป็นวิธีการที่สะดวกรวดเร็วสำหรับในสถานการณ์ที่ต้องสร้างผู้ใช้ Office 365 จำนวนมาก เช่น 300-400 คน วิธีการทำก็ไม่ยาก เนื่องจากไมโครซอฟท์ได้จัดเตรียมไฟล์ต้นแบบไว้ให้เรียบร้อยแล้ว และยังมีไฟล์ตัวอย่างสำหรับดูเป็นแนวทางการทำอีกด้วย
เตรียมพร้อมก่อนลงมือ
ก่อนลงมือสร้างผู้ใช้ Office 365 โดยการ Import multiple users เราจะต้องเตรียมไฟล์ CSV ที่มีข้อมูลของผู้ใช้ คือ User Name, First Name, Last Name, Display Name, Job Title, Department, Office Number, Office Phone, Mobile Phone, Fax, Address, City, State or Province, ZIP or Postal Code และ Country or Region สำหรับใช้นำเข้าผู้ใช้ให้เรียบร้อย (แก้ไขด้วยโปรแกรม Excel)
กรณียังไม่มีไฟล์ CSV ให้ทำการดาวน์โหลดจากลิงก์ที่ไมโครซอฟท์เตรียมไว้ให้
- ไฟล์ต้นแบบ มีเฉพาะหัวข้อ => Download a CSV file with headers only
- ไฟล์ต้นแบบ พร้อมข้อมูลตัวอย่าง => Download a CSV file with headers and sample user information
ขั้นตอนการสร้างผู้ใช้ Office 365 หลายคนในครั้งเดียวโดยการ Import multiple users
เมื่อเตรียมไฟล์ CSV เสร็จแล้วให้ทำตามขั้นตอนดังนี้
ข้อควรทราบ: จำนวนผู้ใช้ที่สร้างหรือนำเข้าได้สูงสุดต่อครั้งเท่ากับ 200 คน
1. ล็อกอินเข้าระบบ Office 365 ด้วยบัญชีที่เป็น Admin หรือ Global Admin
2. เข้าไปยังหน้า Admin Center จากนั้นคลิก Users แล้วคลิก Active users
3. บนหน้า Active users ให้คลิกหัวข้อ More จากคลิก Import multiple users
4. บนแผง Import multiple users ให้คลิก Browse จากนั้นเลือกไฟล์ CSV ที่เตรียมไว้ เสร็จแล้วเลือก Verify
ถ้าหากไม่มีอะไรผิดพลาดให้จะได้รับข้อความ You file look good. Click or tap next.
*ถ้าหากมีข้อผิดพลาดให้กลับไปแก้ไขไฟล์ CSV ให้ถูกต้อง แล้วทำตามขั้นตอนที่ 4 อีกครั้ง
5. บนหน้า Set user options ให้ทำการตั้งค่า Sign-in status และกำหนด product license (การตั้งค่าจะมีผลกับผู้ใช้ทุกคนที่ทำการนำเข้าในครั้งนั้น) เสร็จแล้วคลิก Next
6. บนหน้า View your result สามารถเลือกว่าจะส่งหรือไม่ส่งผลการนำเข้าผู้ใช้ทางอีเมล (ค่าดีฟอลท์เป็นส่งผลการนำเข้าผู้ใช้ทางอีเมล) กรณีเลือกส่งผลการนำเข้าผู้ใช้ทางอีเมลนั้น สามารถเลือกว่าจะส่งอีเมลถึงตัวเองหรือว่าถึงคนอื่น
- กรณีเลือกส่งผลการนำเข้าผู้ใช้ทางอีเมล คลิก Send and close
- กรณีเลือกไม่ส่งผลการนำเข้าผู้ใช้ทางอีเมล คลิก Close without sending
ตรวจสอบผลการทำงาน
การตรวจสอบผลการนำเข้าผู้ใช้นั้นทำได้โดยการสุ่มค้นหาชื่อผู้ใช้ (Username) จากหน้า Active users ของ Admin center ของ Office 365
ขั้นตอนถัดไป
ถึงตอนนี้ เราได้ทำการสร้างผู้ใช้บนระบบ Office 365 เรียบร้อยแล้ว อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้จะยังลงชื่อเข้าใช้งาน Office 365 ไม่ได้เนื่องจากยังไม่ทราบรหัสผ่าน
สำหรับวิธีการแจ้งรหัสผ่านที่สะดวกและปลอดภัย คือการส่งรหัสผ่านทางอีเมล (จะใช้วิธีการนี้ได้เราจะต้องมีอีเมลสำรองของผู้ใช้เหล่านั้นก่อนนะครับ) ซึ่งทำได้ตามขั้นตอนดังนี้
1. บนหน้า Active users คลิกผู้ใช้ใหม่ที่ต้องการส่งรหัสผ่านไปให้ทางอีเมล
2. บนหน้ารายละเอียดผู้ใช้ทางด้านขวาของหน้าจอ ให้คลิก Reset password
3. บนหน้า Reset password เลือกตั้งค่าตามความต้องการ (แนะนำให้ใช้ค่าดีฟอลท์)
4. บนหน้าถัดไปให้กรอกอีเมลของผู้ใช้ในช่อง Email the new password to the following recipients เสร็จแล้วคลิก Send email and close
5. ทำขั้นตอนที่ 1-4 จนครบทุกคน
แหล่งข้อมูล
Microsoft
ประวัติการปรับปรุงบทความ
24 กรกฎาคม 2562 : ปรับปรุงเนื้อหา เพิ่มรูปประกอบ
23 กรกฎาคม 2562 : เผยแพร่ครั้งแรก
