โพสต์นี้ผมมีวิธีการกำหนดวันหมดอายุให้กับการแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่เก็บอยู่บน OneDrive โดยใช้ฟีเจอร์ Expiring Links มาฝากครับ
วิธีใช้ฟีเจอร์ Expiring Links กำหนดวันหมดอายุให้แชร์โฟลเดอร์บน OneDrive
ก่อนหน้านี้ ถ้าเราต้องการแชร์ข้อมูลที่เก็บอยู่บน OneDrive ให้กับคนอื่น (Shared with guests) เป็นการชั่วคราว เราจะต้องทำการยกเลิกการแชร์เองเมื่อใช้งานแล้วเสร็จ แต่เมื่อช่วงกลางเดือนพฤษภาคมปี 2560* ไมโครซอฟท์ได้เพิ่มฟีเจอร์ Expiring Links ใน OneDrive for Business สำหรับใช้กำหนดวันหมดอายุการแชร์โดยอัตโนมัตติ เราจึงไม่ต้องเสียเวลาทำการยกเลิกการแชร์เองอีกต่อไป
การกำหนดวันหมดอายุการแชร์โฟลเดอร์บน OneDrive มีขั้นตอนดังนี้
1. ไซน์อินเข้าระบบ OneDrive ด้วยบัญชี Office 365 for business หรือของสถานศึกษา หรือของที่ทำงาน
2. จากนั้นคลิกเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการแล้วคลิกไอคอน Share ที่อยู่ปรากฏอยู่ด้านขวา
3. บนหน้า Send Link ให้คลิก Anyone with the link can view and edit
4. บนหน้า Link Settings ให้คลิก Set expiration date
ข้อควรระวัง: การแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์บน OneDrive จะโดยเซ็ตเป็น Allow editing ดีเริ่มต้น หากต้องการแชร์แบบอ่านอย่างเดียว (Read only) ให้ลบการเลือก Allow editing ที่อยู่ภายใต้หัวข้อ Other settings
5. บนหน้าปฏิทิน ให้คลิกวันที่ต้องการให้การแชร์หมดอายุ
6. เมื่อกลับมายังหน้า Link Settings ให้คลิก Apply
7. บนหน้า Send Link ให้คลิกไอคอน Copy Link
8. บนถัดไปให้คลิก Copy จากนั้นส่งลิงก์ ให้คนที่ต้องการแชร์
การเปิดแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์บน OneDrive
เมื่อผู้ที่เราแชร์โฟลเดอร์ให้ทำการเปิดลิงก์ที่ได้รับจากเรา จะได้หน้าเว็บลักษณะดังรูปด้านล่าง
การจัดการแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์บน OneDrive
การแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์บน OneDrive แบบ Expiring Links นั้นจะหมดอายุตามวันที่กำหนดโดยอัตโนัมติ แต่ถ้าเราต้องการยกเลิกการแชร์ เราสามารถทำได้ตามขั้นตอนดังนี้
1. บน OneDrive ให้เข้ายังหน้าที่เก็บไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่แชร์ จากนั้นคลิกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการยกเลิกการแชร์ แล้วคลิกไอคอน Shared ที่อยู่ปรากฏอยู่ด้านขวา
2. ในส่วน Information ที่แสดงรายละเอียดของไฟล์หรือโฟลเดอร์ ให้คลิกไอคอน Link ที่อยู่ภายใต้หัวข้อ Has access
3. บนหน้า Has access ให้คลิกไอคอน Remove Link (ไอคอน X)
4. บนหน้า Remove link ให้คลิก Remove link
OneDrive Personal มีฟีเจอร์ Expiring Links หรือไม่?
OneDrive Personal หรือบริการพื้นที่จัดเก็บไฟล์บนระบบคลาวด์ของไมโครซอฟท์ที่ให้บริการฟรีแก้ผู้ใช้ Outlook.com, Hotmail .com หรือ Live.com และรวมถึง นั้นไม่มีฟีเจอร์ Advanced Security จึงไม่สามารถแชร์แบบกำหนดเวลาลิงก์หมดอายุ ได้ OneDrive แผน Basic นั้นจะไม่มีฟีเจอร์ Expiring Links จึงไม่สามารถตั้งวันหมดอายุการแชร่์ได้ รายละเอียดเพิ่มเติมเข้าไปอ่านได้ที่ OneDrive Plans
แหล่งอ้างอิง
Microsoft
*Neowin
ประวัติการปรับปรุงบทความ
6 เมษายน 2561: เผยแพร่ครั้งแรก
