ในการทำงานกับไฟล์ข้อมูล Excel นั้น บางครั้งอาจประสบกับปัญหาข้อมูลตัวเลข (Number) เช่น 1, 2, 3 ถูกเป็นข้อความ (Text) ทำให้ไม่สามารถคำนวณข้อมูลเหล่านั้นได้ ซึ่งบทความนี้ผมมีวิธีการแก้ไขปัญหาดังกล่าวในโปรแกรม Excel 2016 มาแนะนำครับ
ปัญหาข้อมูล Number ถูกจัดเก็บเป็น Text ในไฟล์ Excel
ในการทำงานกับไฟล์ข้อมูล Excel บางครั้ง ตัวอย่างเช่น ไฟล์ที่ได้จากการทำแบบสอบถามโดยใช้บริการ Microsoft Form จะเกิดปัญหาไม่สามารถคำนวณข้อมูลที่เป็นตัวเลขเพื่อหาผลรวมหรือค่าเฉลี่ยของข้อมูลตัวเลขเหล่านั้นได้ เนื่องจากข้อมูลที่เป็นตัวเลข เช่น 1, 2, 3 นั้นถูกเก็บอยู่ในรูปแบบข้อความ (Text)
โดยเมื่อเลื่อนเม้าส์ไปชี้ข้อมูลดังกล่าวจะขึ้นข้อความแจ้งว่า The number in this cell is formatted as text or preceded by an apostrophe
ด้านล่างเป็นตัวอย่างของข้อมูลที่เป็นตัวเลขที่ถูกจัดเก็บเป็นแบบข้อความ
วิธีแก้ไขปัญหาดังกล่าวนี้ ทำได้โดยการแปลงข้อมูลตัวเลขที่เป็นข้อความให้เป็นตัวเลขเสียก่อน
การแปลงข้อมูลตัวเลขจาก Text เป็น Number ใน Excel 2016
การแปลงข้อมูลตัวเลขที่ถูกเป็นข้อความให้เป็นตัวเลขใน Excel 2016 ทำได้ตามขั้นตอนดังนี้
1. เปิดไฟล์ข้อมูลด้วย Excel 2016 จากนั้นคลิกเลือกคอลัมน์ที่ต้องการแปลงข้อมูลที่เป็นข้อความให้เป็นตัวเลข ในบทความนี้คือคอลัมน์ C
2. คลิกเมนู Data จากนั้นเลือกคำสั่ง Text to Columns
3. บนหน้า Convert Text to Columns Wizard Step 1 of 3 คลิก Finish
ผลการทำงาน
หลังจากทำการแปลงข้อมูลตัวเลขที่ถูกเก็บเป็นข้อความให้เป็นตัวเลขแล้วเสร็จ Excel 2016 จะไม่แจ้งเตือนอีกต่อไป และสามารถทำการคำนวณ เช่น หาผลรวม หาค่าเฉลี่ย ได้ตามปกติ
แหล่งอ้างอิง
Microsoft Excel 365, 2016, 2019
Microsoft
ประวัติการปรับปรุงบทความ
21 ตุลาคม 2561: เผยแพร่ครั้งแรก
