โพสต์นี้มีเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการจัดการไลเซนส์บน Office 365 มาฝาก เพื่อแบ่งปันความรู้ ประสบการณ์ และแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันครับ
วิธีตรวจสอบการมอบหมายไลเซนส์บน Office 365
เริ่มต้นจาก ผมต้องจัดการไลเซนส์ Power BI Pro จำนวน 50 ไลเซนส์ ให้กับผู้ใช้ Office 365 จำนวนที่เท่ากันคือ 50 คน
สำหรับการมอบหมายไลเซนส์ Power BI Pro นั้น ผมทำการลงชื่อเข้าระบบ Office 365 จากนั้นเข้าไปยังหน้า Admin center แล้วทำการค้นหาผู้ใช้ทีละคนตามรายชื่อที่ได้รับ (เป็นไฟล์ Excel) ถัดจากนั้นจึงทำการแก้ไข Product licenses แล้วมอบหมายไลเลนส์ให้กับผู้ใช้แต่ละคน
การมอบหมายไลเลนส์เป็นไปด้วยความราบรื่นไม่มีปัญหาอะไร จนกระทั่งถึงผู้ใช้คนท้ายๆ ประมาณคนที่ 41 จึงรู้ว่างานเข้าแล้ว เพราะว่ามีไลเซนส์ Power BI Pro เหลือแค่ 9 ไลเซนส์ แต่ยังมีผู้ใช้เหลืออยู่ 10 คน แสดงว่าผมต้องมอบหมายไลเซนส์ผิดไป 1 คน ทำให้หลังจากทำการอบหมายไลเซนส์จนหมด 50 ไลเซนส์ ก็จะเหลือผู้ใช้ 1 คนที่ไม่ได้รับไลเซนส์
หลังจากนั้น ผมพยายามหาวิธีตรวจสอบว่าได้มอบหมายไลเซนส์ให้กับผู้ใช้คนไหนผิดคน
วิธีการที่ 1 หน้า Products ของ Office 365
วิธีแรก ผมเข้ายังหน้า Products แต่ไม่มีเครื่องมือหรือคำสั่งสำหรับแสดงรายชื่อผู้ใช้ที่ได้มอบหมายไลเซนส์
รูปด้านล่างเป็นหน้าแสดงรายละเอียดไลเซนส์ Power BI Pro ซึ่งเข้าได้จากหน้า Admin center ของ Office 365 คลิกเมนู Setup จากนั้นคลิก Products แล้วคลิก Power BI Pro
วิธีการที่ 2 หน้า Active users ของ Office 365
วิธีต่อมา ผมเข้าไปยังหน้า Active users ถึงแม้ว่าในหน้านี้จะแสดงไลเซนส์ในคอลัมน์ Status แต่ต้องใช้ฟังก์ชันการค้นหาของเบราเซอร์ช่วยในการตรวจสอบ
ถ้าในกรณีที่มีผู้ใช้จำนวนไม่มากนัก เช่น 100 คน ก็สามารถตรวจสอบการมอบหมายไลเซนส์ด้วยวิธีการนี้ได้ไม่ยาก แต่ถ้ามีผู้ใช้จำนวนมากก็ไม่เหมาะที่จะใช้วิธีการนี้ เนื่องจากไม่สามารถจัดเรียงคอลัมน์ Status ได้ ทำให้ต้องใช้เวลามากในการตรวจสอบ
รูปด้านล่างเป็นหน้า Active users ซึ่งเข้าได้จากหน้า Admin Center ของ Office 365 คลิกเมนู Users จากนั้นคลิก Active users
วิธีการที่ 3 หน้า Licensed users ของ Azure Active Directory
วิธีที่ 3 ผมทำการเปิด Azure Active Directory admin center โดยบนหน้า Admin Center ของ Office 365 คลิก Admin Center จากนั้นคลิก Azure Active Directory หรือว่าจะเปิดจากยูอาร์แอล https://portal.azure.com ก็ได้เช่นกัน
จากนั้น ผมเข้าไปยังหน้า All products โดยบนหน้า Azure Active Directory admin center คลิก Azure Active Directory จากนั้นคลิก Licenses
บนหน้า Licenses คลิก All products แล้วคลิกผลิตภัณฑ์ที่ต้องการ โดยในที่นี่คือ Power BI Pro จากนั้นบนหน้า Licensed users จะแสดงรายชื่อผู้ใช้ทุกคนที่ได้รับมอบหมายไลเซนส์ Power BI Pro ซึ่งจากหน้านี้ ผมสามารถตรวจสอบหาผู้ใช้ที่มอบหมายไลเซนส์ผิดได้ง่ายดายและรวดเร็วขึ้น
การยกเลิกการมอบหมายไลเซนส์
หลังจากตรวจสอบคนที่มอบหมาบไลเซนส์ผิด ผมทำการยกเลิกการมอบหมายไลเซนส์ โดยบนหน้า Licensed users ของ Azure Active Directory คลิกเลือกผู้ใช้ที่ต้องการลบไลเซนส์ จากนั้นคลิก Remove license
สรุป
การตรวจสอบการมอบหมายไลเซนส์บน Office 365 สามารถทำได้จากหน้า Active users ของ Office 365 ซึ่งเหมาะสำหรับในกรณีที่มีผู้ใช้จำนวนไม่มาก และหน้า Licensed users ของ Azure Active Directory ซึ่งเหมาะสำหรับในกรณีที่มีผู้ใช้จำนวนมาก
ป.ล. หากใครมีวิธีการที่ง่าย สะดวก และรวดเร็วกว่า วิธีการเหล่านี้ สามารถแนะนำได้ในส่วน “ความคิดเห็น” ครับ
ข้อควรระวัง
เนื่องจากเวลาที่ใช้ในการตรวจสอบจะแปรผันตามจำนวนผู้ใช้ นั้นหมายความว่าจำนวนผู้ใช้ยิ่งมากยิ่งใช้เวลาตรวจสอบนาน ดังนั้นควรใช้ความระมัดระวังในการมอบหมายไลเซนส์เพื่อจะได้ไม่ต้องเสียเวลาตรวจสอบโดยไม่จำเป็นครับ
แหล่งข้อมูล
Power BI – Microsoft Docs
Microsoft Docs
ประวัติการปรับปรุงบทความ
5 กรกฎาคม 2561: เผยแพร่ครั้งแรก
