การลงทะเบียน Office 365 Education – แผน A2 (ฟรี)

ผมมีโอกาสได้เซ็ตอัพระบบ Office 365 Education แผน A2 ซึ่งเป็นบริการฟรีสำหรับสถานศึกษา สำหรับการเซ็ตอัพนั้นไม่ยากแต่ก็ไม่ง่ายเนื่องจากมีหลายขั้นตอนและบางขั้นตอนไม่สามารถทำได้เองและต้องประสานกับผู้ที่รับผิดชอบเป็นคนดำเนินการ จึงขอนำประสบการณ์ดังกล่าวมาฝากครับ

แนะนำ Office 365
Office 365 คือชุดโปรแกรมสำนักงานหรือที่เราคุ้นเคยกันในชื่อไมโครซอฟท์ออฟฟิศที่ประกอบ ด้วยบริการต่างๆ จำนวน 5 ตัว ได้แก่ Office, Office Web App, SharePoint Online, Exchange Online และ Lync Online ซึ่งทำงานอยู่บนระบบคลาวด์คอมพิวติ้งในศูนย์ข้อมูลของไมโครซอฟท์ที่กระจายอยู่ทั่วโลก Office 365 แบ่งการบริการออกเป็นหลายแผน โดยในบทความนี้จะว่ากันถึง Office 365 Education เป็นบริการที่รวมการให้บริการต่างๆ ได้แก่ อีเมล, ไซต์, พื้นที่จัดเก็บและการแก้ไขเอกสารแบบออนไลน์, IM และการประชุมทางเว็บให้กับนักเรียน คณาจารย์ และเจ้าหน้าที่ โดยแผนบริการที่ให้ใช้งานฟรี (A2) นั้นจะมีเฉพาะโปรแกรมสำนักงานเวอร์ชันเว็บแอพ (ใช้งานผ่านเว็บเบราเซอร์) เท่านั้น อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ แนะนำบริการ Office 365 ครับ

เตรียมตัวก่อนเซ็ตอัพบริการ Office 365 Education
ก่อนลงมือเซ็ตอัพบริการ Office 365 Education จะต้องเตรียมอุปกรณ์หรือข้อมูลต่างๆ ดังนี้

• โทรศัพท์มือถือสำหรับรับข้อความเพื่อใช้ยืนยันการสมัคร
• ชื่อโดเมนที่ต้องการใช้งาน

ขั้นตอนการลงทะเบียน Office 365 Education – แผน A2
หลังจากเตรียมอุปกรณ์หรือข้อมูลต่างๆ ที่กล่าวมาพร้อมแล้วก็เริ่มต้นเซ็ตอัพบริการ Office 365 Education

สำหรับการสมัครขอใช้งาน Office 365 Education แผน A2 นั้นไมโครซอฟท์กำหนดให้คุณต้องสมัครแผน A3 ซึ่งให้ทดลองใช้งานได้ฟรี 30 วัน (หลังจากสมัครเสร็จแล้วคุณไม่จำเป็นต้องใช้งานแผน A3 หลัง 30 วันบริการจะหมดอายุไปเองถ้าคุณไม่ต้องการใช้งานต่อ) การสมัครแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: การสมัครขอใช้งานบัญชี Office 365 ภาคการศึกษา (Office 365 Enrollment)
ขั้นตอนแรกเราจะต้องทำการสมัครขอใช้งานบัญชี Office 365 ภาคการศึกษา แผน A3 ตามขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1.1 ใช้ Internet Explorer เปิดไปที่เว็บไซต์ Office 365 Education plans and pricing

ในขั้นตอนนี้ หากเว็บไซต์เป็นเวอร์ชันภาษาไทย (th-th) แนะนำให้เปลี่ยนเป็นภาษาอังกฤษ (en-US) โดยคลิกที่ปุ่มเลือกประเทศและภูมิภาค (ไอคอนรูปลูกโลก) ทางด้านซ้ายล่างของเว็บไซต์

ขั้นตอนที่ 1.2 บนหน้า Office 365 Education ให้คลิกปุ่ม Compare plans

รูปที่ 1

ขั้นตอนที่ 1.3 บนหน้า Office 365 Education plans and pricing ให้คลิก FREE 30-day trial ของแผน Office 365 Education A3

รูปที่ 2

ขั้นตอนที่ 1.4: บนหน้า Start your free trial จะให้กรอกรายละเอียดของสถานศึกษาและของผู้ลงทะเบียน ซึ่งขั้นตอนนี้มีความสำคัญมาก เพราะเกี่ยวกับการยืนยันสิทธิในการใช้งาน ดังนั้นต้องคิดให้ดีก่อนเลือกและ

Country and region เลือกประเทศเป็น Thailand เท่านั้น ถ้าหากเลือกเป็นอย่างอื่นจะมีปัญหาเรื่องการรับข้อความสำหรับใช้ยืนยันการสมัคร

รูปที่ 3

 

• First name ใส่ชื่อจริงเจ้าของบัญชี Office365
• Last name ใส่นามสกุลเจ้าของบัญชี Office365
• Email ใส่อีเมลเจ้าของบัญชี Office365
• Address 1 ใส่ที่อยู่เจ้าของบัญชี Office365
• Address 2 ใส่ที่อยู่เพิ่มเติมเจ้าของบัญชี Office365
• City ใส่ชื่อเมือง
• State / province ใส่ชื่อจังหวัด
• Postal code ใส่รหัสไปรษณีย์
• Phone ใส่เบอร์โทรศัพท์
• Organization name ใส่ชื่อสถาบันการศึกษา

รูปที่ 4

 

• User ID ใส่ชื่อ ID admin คนแรกในบัญชี (แนะนำให้ใช้เป็น admin)
• Password ใส่ password (ต้องมีอักษรเล็ก ใหญ่ และตัวเลขผสมกัน)
• Confirm password กรอกรหัสผ่านเพื่อยืนยันอีกครั้ง
• Verification กรอกรหัส CAPTCHA เพื่อยืนยันการสมัคร

รูปที่ 5

เสร็จแล้วให้คลิกที่ปุ่ม create my account ดังรูปเพื่อทาการสร้าง ID เพื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนการสมัคร Office 365

รูปที่ 6

ขั้นตอนที่ 1.4 เมื่อระบบทำการสร้าง Account เสร็จสิ้นให้คลิกปุ่ม I’ll verify later

จบการทำงานในขั้นตอนที่ 1 ครับ ไปต่อในขั้นตอนที่ 2 กันเลย

ขั้นตอนที่ 2: การยืนยันสิทธิความเป็นเจ้าของโดเมนภาคการศึกษา (Academic Domain Verification)
หลังจากกรอกรายละเอียดของสถานศึกษาเสร็จแล้วจะต้องทำการยืนยันสิทธิความเป็นเจ้าของโดเมนภาคการศึกษา ตามขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 2.1: ลงชื่อเข้าใช้งาน Office 365 ด้วยบัญชีที่สร้างขึ้นในขั้นตอนด้านบนที่เว็บไซต์ Microsoft Online Services ซึ่งจะนำคุณไปยังหน้า Office 365 admin center (ถ้าไม่ได้หน้า Office 365 admin center ให้คลิก Sites แล้วเลือก Office 365)

ขั้นตอนที่ 2.2: ภายใต้ Office 365 admin center (ด้านซ้ายมือ) ให้คลิก domain แล้วคลิก Add a domain

รูปที่ 7

ขั้นตอนที่ 2.3: บนหน้า Add a domain to Office 365 ให้คลิก start step 1

รูปที่ 8

ขั้นตอนที่ 2.4: บนหน้า Verify eligibility for Microsoft Office 365 Education – welcome ให้คลิกปุ่ม Next

รูปที่ 9

ขั้นตอนที่ 2.5: บนหน้าถัดไปให้กรอกชื่อโดเมนของสถานศึกษาในช่อง type a domain name เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Next

ข้อควรระวัง!!!: คุณควรตั้งชื่อโดเมนอย่างละเอียดและรอบคอบเพราะหากต้องการเปลี่ยนแปลงในภายหลังจะต้องเสียเวลาทำขั้นตอนต่างๆ ใหม่หมด

ขั้นตอนที่ 2.6: หากคนเซ็ตอัพเป็นผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ DNS เองก็ให้ทำการตั้งค่า mx หรือ txt record ตามคำแนะนำใน General instruction ถ้าหากไม่ได้เป็นผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ DNS เองก็ต้องประสานกับผู้ดูแลให้ดำเนินการตั้งค่า mx หรือ txt record ซึ่งอาจเป็นเจ้าหน้าที่ของสถานศึกษาหรือผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแต่ละสถานศึกษา

รูปที่ 10

ขั้นตอนที่ 2.7: หลังจากทำการตั้งค่า mx หรือ txt record

รูปที่ 11

โดยเรคคอร์ด DNS มีลักษณะดังรูปด้านล่าง

รูปที่ 12

เสร็จแล้วให้ทำการคลิก done, verify now
ซึ่งระบบจะใช้เวลาในการตรวจสอบประมาณ 5 นาทีถึง 1 ชั่วโมง (นานสุดไม่เกิน
72 ชั่วโมง) เพื่อยืนยันสิทธิการเป็นเจ้าของโดเมน

รูปที่ 13

หากไม่มีอะไรผิดพลาดจะแสดงข้อความดังรูปประกอบด้านล่าง จากนั้นให้คลิก Finish เพื่อจบการการยืนยันสิทธิความเป็นเจ้าของโดเมนภาคการศึกษา

รูปที่ 14

จากนั้นไปต่อในขั้นตอนที่ 3 ซึ่งเป็นขั้นตอนสุดท้าย

ขั้นตอนที่ 3: การเรียกขอ/สั่งซื้อจำนวนสิทธิการใช้งาน Office 365 แผน A2 (Office 365 Assigned Licenses)
ขั้นตอนต่อไปเป็นการขอ/สั่งซื้อจำนวนสิทธิการใช้งาน Office 365 แผน A2 ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 3.1: ลงชื่อเข้าใช้งาน Office 365 ด้วยบัญชีที่สร้างขึ้นในขั้นตอนด้านบนที่เว็บไซต์ Microsoft Online Services

ขั้นตอนที่ 3.2: ภายใต้ Office 365 admin center (ถ้าไม่ได้หน้า Office 365 admin center ให้คลิก Sites แล้วเลือก Office 365) ให้คลิก purchase services

รูปที่ 15

ขั้นตอนที่ 3.3: บนหน้า Office 365 plans ให้เลือกแผน Office 365 Education A2 for Students จากนั้นกดปุ่ม Add

ในขั้นตอนนี้สามารถเลือกแผน Office 365 Education A2 for Faculty ได้ถ้าหากต้องการ

รูปที่ 16

ขั้นตอนที่ 3.4: บนหน้าถัดไปให้กรอกจำนวน License ที่ต้องการใช้งาน จากนั้นคลิกที่ปุ่ม add to cart

ดำเนินการแบบเดียวกับแผน Office 365 Education A2 for Faculty (ขึ้นอยู่กับการเลือกในขั้นตอน 3.3)

รูปที่ 17

ขั้นตอนที่ 3.5: บนหน้า Office 365 plans ภายใต้หัวข้อ View current subscription ให้คลิกปุ่ม check out

รูปที่ 18

ขั้นตอนที่ 3.6: บนหน้า Review your order ให้คลิกปุ่ม Next

รูปที่ 19

ขั้นตอนที่ 3.7: บนหน้า Legal agreement ให้ป้อนชื่อเต็มของลูกค้าในช่อง Full name เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Next

รูปที่ 20

ขั้นตอนที่ 3.8: บนหน้า payment ให้เลือกรูปแบบการชำระค่าบริการ (แผน A2 ไม่ต้องเสียค่าบริการ) ถ้าต้องการจ่ายเป็นรายปีให้เลือก Pay full year now ถ้าต้องการจ่ายเป็นรายเดือนเลือก Pay each month จากนั้นเลือกรูปแบบการชำระค่าบริการวาจะจ่ายผ่านบัตรเครดิต (New credit card) หรือแบบใบแจ้งหนี้ (Invoice) จากนั้นป้อนข้อมูลที่จำเป็น (ขึ้นอยู่กับการเลือกรูปแบบ) เสร็จแล้วคลิกปุ่ม place order

รูปที่ 21

ขั้นตอนที่ 3.9 บนหน้า order completed ให้คลิก continue

รูปที่ 22

ทั้งหมดนี้ เป็นขั้นตอนการลงทะเบียนและเซ็ตอัพระบบ Office 365 Education – แผน A2 สำหรับให้บริการแก่นักศึกษา อาจารย์ และบุคลากรทางการศึกษา ที่นำมาฝากในบทความนี้ครับ

หมายเหตุ: ข้อมูลที่อ้างอิงในบทความนี้เป็นขั้นตอนที่เกิดขึ้นในช่วงต้นปี 2557 ซึ่งรายละเอียดและขั้นตอนการทำงานอาจมีความเปลี่ยนแปลงตามการปรับปรุงของไมโครซอฟท์