การแปลงไฟล์ Excel หลายไฟล์เป็น PDF ไฟล์เดียว

บทความนี้ มีวิธีการรวมไฟล์ Excel หลาย ๆ ไฟล์เข้าเป็นไฟล์เดียว แล้วจากนั้นจึงทำการแปลง (ทำการพิมพ์) ไปเป็นไฟล์ PDF เพียงไฟล์เดียว โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมช่วยหรือติดตั้งโปรแกรมเพิ่ม มาฝากครับ

ข้อมูลระบบ

รายละเอียดระบบที่ใช้อ้างอิงในบทความนี้

• โปรแกรม Excel 2016
• Windows 10 Pro (Version 1803)

ต้องการแปลงไฟล์ Excel หลายไฟล์เป็นไฟล์ PDF ไฟล์เดียว

สมมุติว่าเราต้องการแปลงไฟล์ Excel ไปเป็นไฟล์ PDF โดยมีเงื่อนไขว่าต้องการไฟล์ PDF เพียงแค่ไฟล์เดียว แต่ปัญหาคือ ข้อมูลที่ต้องการนั้นกระจัดกระจายอยู่ในไฟล์ Excel จำนวนหลายไฟล์

ในสถาณการณ์สมมุตินี้ ถ้าหากเราไม่มีโปรแกรมช่วยและไม่ต้องการติดตั้งโปรแกรมเพิ่ม อย่างเช่น PDF Creator เราสามารถแก้ไขปัญหาได้โดยการรวมไฟล์ Excel จากหลาย ๆ ไฟล์เข้าเป็นไฟล์เดียว จากนั้นจึงทำการพิมพ์ Sheet ทั้งหมดไปเป็นไฟล์ PDF โดยใช้ Microsoft Print to PDF ซึ่งบิลด์อินมากับ Windows 10 จึงไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่มให้เสียเวลา

การทำงานตามที่กล่าวไปด้านบนแบ่งออกเป็น 2 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 รวม Sheet ของไฟล์ Excel เข้าเป็นไฟล์เดียว

ทำการรวม Sheet ของไฟล์ Excel ทั้งหมด (บทความนี้มีไฟล์ Excel 3 ไฟล์) เข้าเป็นไฟล์เดียว ตามขั้นตอนดังนี้

1. เปิดโปรแกรม Excel จากนั้นเปิดไฟล์ Excel ที่จะใช้เป็นไฟล์หลักซึ่งที่เก็บ Sheet ทั้งหมด (ตัวอย่างนี้คือไฟล์ srnt1.xlsx) จากนั้นเปิดไฟล์ Excel ไฟล์ที่ 2

2. บนหน้าต่างโปรแกรม Excel ของไฟล์ที่ 2 คลิกขวาบน Sheet ที่ต้องการ (ตัวอย่างนี้เป็น คือ srnt2) แล้วเลือก Move or Copy

3. บนหน้า Move or Copy เลือกตัวเลือกที่ต้องการ (ดูคำอธิบายตัวเลือกด้านล่ง) เสร็จแล้วคลิก OK

คำอธิบายตัวเลือก

To book: เลือกไฟล์ Excel หลักที่ต้องการย้ายหรือก็อปปี้ Sheet เข้าไปอยู่ภายใน (ตัวอย่างนี้คือไฟล์ srnt1.xlsx)

Before sheet: เลือกตำแหน่งที่ต้องการย้ายหรือก็อปปี้ Sheet เข้าไปอยู่ กรณีที่ต้องการย้าย Sheet ไปอยู่ที่ตำแหน่งท้ายสุดให้เลือก (move to end)

Create a copy: เลือกในกรณีที่ต้องการก็อปปี้ Sheet เข้าไปอยู่ไฟล์หลัก (Sheet ยังคงอยู่ไฟล์เดิม) กรณีที่ไม่เลือกจะเป็นการย้าย Sheet เข้าไปอยู่ไฟล์หลัก (Sheet จะถูกลบออกจากไฟล์เดิม)

4. ทำขั้นตอนที่ 2 และ 3 กับไฟล์ Excel ที่เหลือจนครบทุกไฟล์

เมื่อทำการรวม Sheet ของไฟล์ Excel ทุกไฟล์แล้วเสร็จ จะได้ไฟล์หลักซึ่งมี Sheet จากไฟล์ Excel ทุกไฟล์ลักษณะดังรูปด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 2 พิมพ์ Sheet ทั้งหมดออกเป็นไฟล์ PDF

ทำการพิมพ์ Sheet ทั้งหมดออกเป็นไฟล์ PDF เพียงไฟล์เดียว โดยใช้ Microsoft Print to PDF ตามขั้นตอนดังนี้

1. เปิดโปรแกรม Excel แล้วเปิดไฟล์ Excel ที่ได้จากขั้นตอนที่ 1 จากนั้นคลิกขวาบน Sheet ใด ๆ (ตัวอย่างนี้เป็น sheet ชื่อ srnt1) แล้วเลือก Select All Sheets

ทิป: การเลือกหลาย Sheet ทำได้โดยกดปุ่ม Ctrl บนแป้นพิมพ์ค้างไว้ แล้วคลิกเลือก Sheet ที่ต้องการ

เสร็จแล้วจะได้หน้าจอลักษณะดังรูป

2. คลิกเมนู File แล้วคลิก Print จากนั้นในหัวข้อ Printer ให้เลือกเป็น Microsoft Print to PDF เสร็จแล้วคลิกไอคอน Print

3. บนหน้า Save Print Output As ให้เลือก Save as type เป็น PDF Document (*.pdf) จากนั้นตั้งชื่อไฟล์ในช่อง File name เสร็จแล้วคลิก Save

สรุป

การแปลงไฟล์ Excel หลายไฟล์ไปเป็นไฟล์ PDF ไฟล์เดียว สามารถทำได้โดยการรวมไฟล์ Excel เป็นไฟล์เดียว จากนั้นจึงทำการพิมพ์ Sheet ทั้งหมดออกเป็นไฟล์ PDF ด้วย Microsoft Print to PDF

ประวัติการปรับปรุงบทความ

18 สิงหาคม 2561: เผยแพร่ครั้งแรก