ไมโครซอฟท์ออก Office 365 Admin Center อย่างเป็นทางการแล้ว (General Availability) ให้กับผู้ใช้ Office 365 ทุกคนแล้วเมื่อวันที่ 27 กันยายน 2559
ถึงตอนนี้ คิดว่าผู้ดูแลระบบ Office 365 ส่วนใหญ่คงได้ใช้ Admin Center (ยังเป็นเวอร์ชันพรีวิว) แบบใหม่ซึ่งไมโครซอฟท์เปิดให้ทดลองใช้งานเมื่อต้นเดือนมีนาคมที่ผ่านมากันแล้ว แต่ไม่ใช่ผู้ใช้ทั่วโลกจะได้ใช้พร้อมกันนะครับเพราะเขาทยอยออกซึ่งผมเองเพิ่งได้ใช้เมื่อช่วงต้นเดือมิถุนายนที่ผ่านมาครับนี้เอง สำหรับบทความนี้เป็นการสรุปการปรับปรุงที่สำคัญใน Admin Center แบบใหม่มาฝากครับ
มีอะไรใหม่ใน Office 365 Admin center แบบใหม่
Admin center แบบใหม่ช่วยให้ผู้ดูแลสามารถจัดการระบบ Office 365 ได้เร็วขึ้น ง่ายขึ้น และประสิทธิภาพมากกว่าเดิม โดยมีการปรับปรุงสำคัญต่อไปนี้
Simplification and discoverability: งานที่ต้องทำบ่อย เช่น การเพิ่มผู้ใช้ จะปรากฏอยู่บน dashboard เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้ในทันที
Search: แถบค้นหาจะอยู่บนสุดของหน้า admin center เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว
Reporting: การจัดทำรายงาน เช่น จำนวนผู้ใช้ที่แอคทีฟ (active users) ในแต่ละวัน, ปริมาณการใช้งานอีเมล (email traffic) จำนวนการเปิดใช้งาน Office ที่ยังมีให้ใช้งานได้ และจะเพิ่มรายงานการใช้และกิจกรรมเกี่ยวกับ OneDrive, SharePoint, Yammer และ Skype for Business รวมถึงรายงานระบบปฏิบัติการซึ่งผู้ใช้ใช้เข้าถึงบริการในอนาคตอีกด้วย
Customization: ผู้ดูแลระบบสามารถปรับแต่งหน้า dashboard ตามความต้องการได้ เช่น เอางานที่ไม่ค่อยได้ใช้ออก หรือย้ายงานที่ทำบ่อยมาไว้ในตำแหน่งที่ใช้งานได้สะดวกรวดเร็ว
Contextual help: ระบบการให้ความช่วยเหลือที่แข่งแกร่งมากขึ้น ซึ่งจัดเตรียมการอธิบายรายละเอียดติดกับงานแต่ละอย่าง ทำให้สามารถเข้าถึงความช่วยเหลือได้โดยไม่ต้องออกจากหน้าที่กำลังทำงาน
ผลจากการปรับปรุงด้านบน ทำให้ UI ของ Office 365 Admin center แบบใหม่มีการปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงไปจากแบบเดิมหลายจุดด้วยกัน
เมื่อผู้ดูแลระบบลงชื่อเข้าระบบ Office 365 ในครั้งแรกที่เปิดไปยังหน้า Admin center จะได้รับป็อปอัพข้อความ Welcome to new Office 365 admin center ดังรูป 1 ซึ่งเป็นการต้อนรับเข้าสู่หน้า Admin center แบบใหม่ โดยคุณสามารถดูการแนะนำฟังก์ชันการทำงานแบบใหม่ได้โดยการคลิก Next (คุณสามารถปิดหน้าแนะนำนี้ได้โดยการคลิกเครื่องหมายกากบาทครับ)
รูปที่ 1
เมื่อคลิก Next ระบบจะนำคุณไปยังหน้า In search of ซึ่งเป็นการแนะนำแถบค้นหาแบบใหม่ซึ่งมีลักษณะคล้ายกับที่ใช้งานบนเว็บเบราเซอร์
รูปที่ 2
จากนั้น เมื่อคลิก Next อีกครั้ง ระบบจะนำคุณไปยังส่วน Navigate the admin center ซึ่งเป็นจุดแสดงเมนูสำหรับใช้จัดการระบบ Office 365 ส่วน Navigate นี้มีลักษณะเป็นรางอยู่ทางด้านซ้ายของหน้าจอ (แบบเดียวกับเมนู Start บนตัวพรีวิวของ Windows 10 Anniversary Update) คุณสามารถขยายเมนู Navigation ได้โดยการคลิกไอคอนลูกศรที่ชี้ไปทางขวา (>)
รูปที่ 3
จากนั้น เมื่อคลิก Next อีกครั้งระบบจะนำคุณเข้าสู่หน้า dashboard หลัก (Home) ของ Admin center แบบใหม่ซึ่งมีลักษณะดังรูปที่ 4
รูปที่ 4 และ 5 เป็นหน้า Admin center สำหรับ Global admins
รูปที่ 4
รูปที่ 5 เป็นหน้า Admin center แบบใหม่ที่ขยายเมนู Navigation (โดยการคลิกไอคอนหัวลูกที่ชี้ไปทางขวา)
รูปที่ 5
รูปที่ 6 และ 7 เป็นหน้า Admin center สำหรับ User management admins
รูปที่ 6
รูปที่ 7
โดยเริ่มต้น หน้า dashboard หลักของ Admin center แบบใหม่จะประกอบด้วย 9 ส่วน (ขึ้นอยู่กับกลุ่มผู้ใช้ – Global admins จะเห็นทั้งหมด ส่วนผู้ดูแลระบบกลุ่มอื่นจะเห็นเฉพาะบางส่วน)
- Users: สำหรับใช้จัดการผู้ใช้ ได้แก่ เพิ่มบัญชีผู้ใช้, ลบบัญชีผู้ใช้, แก้ไขบัญชีผู้ใช้ และเปลี่ยนรหัสผ่านผู้ใช้
- Billing: สำหรับใช้จัดการด้านการเรียกเก็บเงิน
- Office software: สำหรับใช้จัดการด้าานซอฟต์แวร์ ได้แก่ ติดตั้งซอฟต์แวร์, แชร์ลิงก์ดาวน์โหลดซอฟต์แวร์, ตั้งค่าการดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ และแก้ปัญหาการติดตั้งซอฟต์แวร์
- Message center: เป็นศูนย์กลางการแจ้งข้อมูลข่าวสารทั่วไปของระบบ Office 365
- Service health: เป็นศูนย์กลางการแจ้งข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับสถานะการทำงานของระบบ Office 365
- Reports: สำหรับใช้จัดทำรายงาน เช่น จำนวนผู้ใช้ที่แอคทีฟในแต่ละวัน, ปริมาณการใช้งานอีเมล และ ฯลฯ
- Support: เป็นจุดสำหรับใช้แจ้งขอรับบริการจากทีมงานสนับสนุน Office 365
- Recently added: เป็นจุดตรวจสอบการเพิ่มฟังก์ชันการทำงานใหม่
- Video: เป็นศูนย์รวมวิดีโอแนะนำวิธีการใช้งาน ซึ่งรวมถึงวิดีโอแนะนำ Admin center แบบใหม่ด้วย
สรุป
โดยส่วนตัวแล้วหลังจากได้ใช้งาน Admin center แบบใหม่ มีความรู้สึกว่านอกจาก UI จะทันสมัยมากขึ้นแล้วยังให้ UX ที่ดีขึ้นด้วย (โดยรวมแล้วผมคิดว่ามันให้ความรู้สึกเหมือนการใช้งานตัวพรีวิวของ Windows 10 Anniversary Update) การจัดการงานต่างๆ ทำได้สะดวกขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเพิ่มบัญชีผู้ใช้และเปลี่ยนรหัสผ่านผู้ใช้ เนื่องจากเป็นงานประจำ (Routine) ที่ต้องทำแทบทุกวัน อย่างไรก็ตาม สำหรับคนที่ไม่ชอบ Admin center แบบใหม่นี้ คุณสามารถสวิทช์กลับไปใช้ Admin center แบบเดิมได้โดยการคลิกลิงก์ Go to the old admin center ครับ
ข้อมูลอ้างอิง
Announcing the new Office 365 admin center
ประวัติการปรับปรุง:
30 กันยายน 2559: เพิ่มเนื้อหาการออกอย่างเป็นทางการ
19 กรกฎาคม 2559: เผยแพร่ครั้งแรก
